在Excel里做进销存表格，通常搭三张基础工作表：基础信息、流水记录、库存汇总。日常录入出入库数量后，用SUMIFS自动汇总入库和出库，再用结存公式算出现有库存，就能支撑商品、供应商、客户、库存数量和库存金额的清晰管理。按“先建表头、再录基础资料、再录流水、再写汇总公式、再做筛选和格式优化”的顺序完成，表格就能稳定承接进销存日常工作。
一、先搭三张工作表
| 工作表 | 主要作用 | 日常填写内容 |
|---|---|---|
| 基础信息 | 存放商品档案 | 商品编号、名称、规格、单位、成本价、售价 |
| 流水记录 | 记录每一笔出入库 | 日期、商品编号、类型、数量、单价、金额、对象 |
| 库存汇总 | 自动看现有库存 | 期初数量、入库数量、出库数量、结存数量、结存金额 |
二、每张表的字段清单
- 1、基础信息表
- 2、流水记录表
- 3、库存汇总表
| 字段 | 内容示例 | 填写方式 |
|---|---|---|
| 商品编号 | SP001 | 从基础信息表同步 |
| 商品名称 | A款纸巾 | 用公式自动带出 |
| 单位 | 提 | 用公式自动带出 |
| 期初数量 | 50 | 手工录入 |
| 成本单价 | 12 | 用公式自动带出 |
| 入库数量 | 自动计算 | SUMIFS汇总 |
| 出库数量 | 自动计算 | SUMIFS汇总 |
| 结存数量 | 自动计算 | 期初加入库减出库 |
| 结存金额 | 自动计算 | 结存数量乘成本单价 |
三、常用公式写法
库存汇总表里，A列放商品编号，B列放商品名称，D列放期初数量，E列放成本单价，F列放入库数量，G列出库数量，H列结存数量，I列结存金额。
| 目标 | 公式 | 说明 |
|---|---|---|
| 带出商品名称 | =XLOOKUP(A2,基础信息!A:A,基础信息!B:B,"") | 根据编号显示名称 |
| 带出单位 | =XLOOKUP(A2,基础信息!A:A,基础信息!D:D,"") | 根据编号显示单位 |
| 带出成本单价 | =XLOOKUP(A2,基础信息!A:A,基础信息!E:E,0) | 根据编号显示成本价 |
| 自动统计入库数量 | =SUMIFS(流水记录!D:D,流水记录!C:C,A2,流水记录!E:E,"入库") | 统计该商品入库总数量 |
| 自动统计出库数量 | =SUMIFS(流水记录!D:D,流水记录!C:C,A2,流水记录!E:E,"出库") | 统计该商品出库总数量 |
| 计算结存数量 | =D2+F2-G2 | 期初数量加入库数量减出库数量 |
| 计算结存金额 | =ROUND(H2E2,2) | 结存数量乘成本单价 |
流水记录表里，如果D列是数量，E列是单价，F列是金额，可以用：
=ROUND(D2E2,2)
基础信息表里，如果希望编号自动增长，可以在A列输入：
=TEXT(COUNTA($A$1:A1)+1,"SP0000")
四、日常录入顺序
- 1、新开商品时，先在基础信息表填编号、名称、规格、单位、成本价、售价。
- 2、每天发生采购入库、销售出库、调拨入库或调拨出库时，在流水记录表按行录入日期、单据号、商品编号、类型、数量、单价、对象、经办人。
- 3、库存汇总表会自动更新入库数量、出库数量、结存数量和结存金额。
- 4、每周或每月用筛选查看某个商品、某个供应商、某个客户的累计入库和累计出库。
- 5、需要报表时，用数据透视表按商品、日期、客户、供应商汇总数量和金额。
五、让表格更顺手
| 优化点 | 做法 | 效果 |
|---|---|---|
| 数据下拉 | 给单位、类型、供应商、客户设置数据验证 | 录入更统一 |
| 自动带出 | 用XLOOKUP根据编号自动显示名称、单位、成本价 | 少录重复字段 |
| 金额计算 | 数量乘单价，再用ROUND保留两位小数 | 金额更规范 |
| 筛选查询 | 给流水记录表添加筛选 | 按商品、日期、对象快速查 |
| 库存看板 | 在库存汇总表做柱形图或条形图 | 看库存数量更直观 |
| 汇总报表 | 用数据透视表按客户、供应商、商品、日期汇总 | 出报表更顺手 |
六、完整示例思路
| 商品编号 | 商品名称 | 期初数量 | 入库数量 | 出库数量 | 结存数量 | 结存金额 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| SP001 | A款纸巾 | 50 | 100 | 60 | 90 | 1080 |
| SP002 | B款水杯 | 30 | 80 | 75 | 35 | 420 |
这张库存汇总表通过流水记录里的“入库”和“出库”自动统计数量，期初数量手工录入一次，后续日常只需要维护基础信息和流水记录。完成基础信息、流水记录、库存汇总和自动公式后，一张Excel进销存表格就可以满足日常库存管理需求。
免责声明：本说明提供通用表格制作思路，实际使用时请结合真实数据、业务规则和财务口径核对后采用。